Uczestniczyłam w warsztatach organizowanych przez PSML i SKM SAR, których celem była wymiana doświadczeń przetargowych przedstawicieli procurementu i przedstawicieli agencji komunikacji marketingowej. Każda ze stron przedstawiła wiele ciekawych opinii związanych z bolączkami we współpracy z “drugą stroną stołu”. Organizatorzy poprosili mnie abym spróbowała, słuchając uczestników, znaleźć bolączki wspólne dla obu środowisk. Oto główne problemu wspólne, acz widziane pod różnymi kątami oraz moje wnioski/rekomendacje jak sobie z nimi radzić.

PROBLEM: NIEWIEDZA / NIEZNAJOMOŚĆ/ POTRZEBA EDUKACJI

– Agencje nie znają i nie rozumieją procesu jaki zachodzi po stronie klienta podczas pracy nad przetargiem i wydaje im się często, że klient milczy, a nic się tam u niego nie dzieje – w tych agencjach i domach mediowych, w których Shortlist organizowało szkolenia nastawienie zmieniło się już dzięki poznaniu “od kuchni” procesu klienta (przyp Shortlist)

– Klienci nie znają i nie rozumieją procesu jaki zachodzi po stronie agencji/domu mediowego, nie zdają sobie sprawy z ogromu pracy, poziomu zaangażowania zasobów oraz kosztów związanych z udziałem w przetargu

WNIOSEK: KONIECZNOŚĆ WZAJEMNEJ EDUKACJI I POZNANIA PROCESU “W OBIE STRONY”

PROBLEM: BRAK KOMUNIKACJI

– Agencje nie mają nawyku komunikowania się z działami zakupów, boją się skontaktować, mają przekonanie, że zakupy nie będą chciały z nimi rozmawiać, że to nie lojalne wobec ich klienta – marketingu w tych agencjach i domach mediowych, w których Shortlist organizowało szkolenia nastawienie zmieniło się gdyż agencje zrozumiały, że po stronie procurementu coraz częściej siedzi przyjazny im człowiek, którego celem jest zoptymalizowanie procesu a nie utrudnienie życia (przyp. Shortlist)

– Klienci często ograniczają agencjom dostęp do siebie uważając, że te same znajdą potrzebne informacje do wykonania zadania lub, że agencje czas na de-briefach wykorzystują na oczernianiu konkurencji lub, że każda agencja startująca w przetargu na prawo do jednakowych informacji dlatego twardo trzymają się zasady: brief pisemny, wspólny de-brief, jawne dla wszystkich Q&A

WNIOSEK: KONIECZNOŚĆ ZROZUMIENIA SPECYFIKI PRACY AGENCJI KOMUNIKACJI MARKETINGOWEJ PRZEZ KLIENTA ORAZ KONIECZNOŚĆ OTWARCIA SIĘ REPREZENTANTÓW AGENCJI NA MERYTORYCZNY KONTAKT Z KLIENTEM/PROCUREMENTEM

PROBLEM: ZABEZPIECZENIE WARUNKÓW FINASOWYCH NA PRZYSZŁOŚĆ

– Agencje, często z przyzwyczajenia, czasem w nadziei wygranej, obiecują klientowi warunki z założeniem “jakoś to potem będzie” a po pewnym czasie są zmuszone do próby renegocjacji kontraktu bo projekt/klient okazuje się nie rentowny

– Klienci nie chcą sytuacji, w których agencja wraca do nich po kilku miesiącach aby renegocjować umowę twierdząc, że nie doszacowała kosztów

WNIOSEK: KONIECZOŚĆ OKREŚLENIA BARDZO PRECYZYJNE SCOPE OF WORK NA POZIOMIE PRZETARGU TAK ABY PROPONOWANE PRZEZ AGENCJĘ WYNAGRODZENIE MIAŁO SZANSE BYĆ REALNE – TEJ KWESTII POWINNA DOPILNOWAĆ ZARÓWNO AGENCJA JAK I KLIENT – W RAZ Z POJAWIENIEM SIĘ PROCUREMENTU ZNIKA KONCEPCJA “JAKOŚ TO POTEM BĘDZIE”

PROBLEM: TRANSPARENTNOŚĆ PROCESU

– Agencje często nie rozumieją skąd pomysł na przetarg, jak będą oceniane, jaki mają zakres pracy czy z kim konkurują, a są to dla nich kluczowe informacje pozwalające podjąć decyzję o udziale w postępowaniu przetargowym oraz rzetelnie się do niego przygotować

– Klienci nie zawsze rozumieją jak agencja planuje dla nich/z nimi pracować, po co potrzebuje informacji o budżecie, o konkurujących agencjach czy o kryteriach oceny agencji w przetargu

WNIOSEK: KONIECZNOŚĆ WZAJEMNEJ EDUKACJI I POZNANIA PROCESU PO OBU STRONACH ORAZ KOMUNIKACJI I “GRANIA W OTWARTE KARTY”

Zatem główną rekomendacją zarówno dla agencji/domów mediowych jak i dla klientów jest ciągle edukowanie się, poznawanie procesów zachodzących u swoich parterów biznesowych oraz otwarcie się na wzajemną komunikację. Oczywiście w tym procesie nie wolno zapominać o marketingu, trzecim, kluczowym graczu przetargowego trójkąta.
O tym jak przetrwać w przetargowym trójkącie z dyrektorami marketingu, dyrektorami procurementu oraz prezesami i dyrektorami zarządzającymi agencji komunikacji marketingowej i domów mediowych rozmawiamy podczas konferencji oraz spotkań eksperckich organizowanych przez Shortlist Consulting i Monikę Bis, ekspertkę zakupów in-direct.

Najnowsze wpisy

Rozmowa z Piotrem Piętką, Co-CEO Publicis Groupe o CMO SUMMIT 2019

11 kwietnia 2019

Dlaczego Piotr Piętka, Co-CEO Publicis Groupe uważa, że trzeba być na CMO Summit 2019? Dlaczego Publicis Media Polska, po raz kolejny, jest partnerem Shortlist Consulting w tym wydarzeniu?
W rozmowie Marty Macke-Ejchart i Rafała Karskiego z Piotrem Piętką usłyszymy odpowiedzi na te pytania i dowemy się o czym na konferencji usłyszymy od Grupy Publicis.
WARTO POSŁUCHAĆ/ZOBACZYĆ
https://www.youtube.com/watch?v=NQoUXlOhn6E&t=3s