Słowo procurement brzmi mrocznie i często spotykam się z opinią, że przedstawiciele agencji nie wiedzą jak rozmawiać z osobami z działu zakupów – pisze Marta Macke
W swojej pracy doradcy w procesach przetargowych Shortlist często współpracuje z działami zakupów klienta zarówno na etapie tworzenia long listy, jak i późniejszych negocjacji i ustalania warunków współpracy. Przeprowadzając szkolenia z zakresu procesów przetargowych i zrozumienia perspektywy klienta zauważam, że dla agencji komunikacji marketingowej słowo procurement brzmi mrocznie i złowrogo i często spotykam się, z opinią, że przedstawiciele agencji nie wiedzą jak rozmawiać z osobami z działu zakupów.
Okazuje się, że również wewnątrz organizacji klienta marketing i zakupy nie zawsze dobrze z sobą współpracują. Jest to problem, który dotyka wiele firm. Podczas konferencji Procon/Polzak skierowanej do działów zakupów, która odbyła się w październiku w Warszawie cały moduł nazwany „dział zakupów a klient wewnętrzny – trudna, ale owocna współpraca” poświęcony był właśnie tej tematyce.
Podstawowym problemem wielu organizacji są nadal trudności z pogodzeniem się z faktem, że marketing jest postrzegany jako inwestycja – nie koszty. Innymi słowy, nie jest to coś, co musi być “zminimalizowane” – to inwestycja, która musi być “maksymalizowana”.
Z perspektywy organizacji zespoły marketingowe są oceniane i dobierane pod kątem coraz lepszych dokonań i wydajności, wysokich kwalifikacji strategicznych, kreatywnego sposobu myślenia, umiejętności współpracy.
Natomiast zespoły zakupowe oceniane są i dobierane pod kątem umięjętności ograniczania ryzyka i szukania oszczędności.
Z tego punktu widzenia jasne staje się, że oba zespoły wydają się znajdować na dwu różnych biegunach.
Jak zatem każdy z nich powinien podchodzić do zadania jakim jest wybór agencji czy negocjacje umowy mając za zadanie minimalizację ryzyka i kosztów, zapewniając jednocześnie najwyższą jakość, wykorzystując najwyższe standardy i możliwości jakie oferuje rynek?
Różnie radzą sobie z tym problemem firmy, ale idealny proces powinien zakładać, że
przede wszystkim, marketing i zamówienia nie powinny znajdować się w procesie na różnych biegunach. Oba działy powinny stać po tej samej stronie i od początku „grać do tej samej bramki”.
Niektóre, doświadczone organizacje angażują procurement w proces od samego początku pamiętając, że to właśnie on będzie odgrywał wiodącą rolę w ostatecznych negocjacjach więc dobrze, aby był zaangażowany i znał dokładnie proces. Jeśli marketing sam prowadzi cały proces, a następnie przekazuje zakupom zadanie negocjacyjne z wybranym partneram, może zdarzyć się sytuacja, że zakupy mają małe pole negocjacyjne nie znając dokładnie, a tym samym nie rozumiejąc kontekstu. To znów wzbudzi frustracje zarówno u potencjalnego partnera jak i samego marketingu, przedłuży cały proces a nawet spowoduje przeoczenie ważnych aspektów.
Od początku, pamiętając, że marketing i zamówiemia mają różne spojrzenie na selekcję i negocjacje zespół przetargowy powiniem zdefiniować i uzgodnić konkretne zadania dla każdego z działów, wykorzystując ich atuty i umiejętności.
Dział zamówień zajmuje się licznymi procedurami i negocjacjami dla różnych działów w organizacji – tak jak agencje działają na wielu klientów. Więc tak jak agencjom przygotowujemy brief, warto zbriefować procurement, określić swoje cele, zaproponować strategię, ustalić pukty negocjacyjne oraz pożądany efekt końcowy. Przyda się też określenie faktycznego celu przetargu, bo jeśli nie wynika on z wymogów ustawowych czy korporacyjnych istnieje kilka opcji dlaczego organizacja decyduje się na rozpoczęcie procesu RFP. Jednym z powodów mogą być renegocjacje, ale trzeba pamiętać, że najniższa cena rzadko przekłada się na największą wartość, więc kluczowe jest zdefiniowanie i uzgodnienie między zespołem marketingu a zakupów, co faktycznie będzie w tym procesie stanowiło “wartość”, jakie kryteria oceny zostaną zastosowane w procesie i jakiego efektu w negocjacjach umowy się spodziewany dla organizacji i w jakich aspektach jesteśmy elestyczni i otwarci na dyskusję.
Ważne jest też określenie ról. W końcu ktoś musi prowadzić proces negocjacji i ustalenie kto będzie za to odpowiedzialny oraz jakie są parametry, kluczowe cele i oczekiwania wobec negocjacji skróci wszystkim zaangażowanym czas, włożony wysiłek i zagwarantuje uporządkowanie procesu. Na koniec warto pamiętać o patrzeniu n projekt całościowo a nie wyrywkowo. Ceny jednostkowe mogą wydawać się atrakcyjne, ale ważne aby pełen obraz był dla obu stron akceptowalny. W zakupach marketingowych cena to tylko jeden z aspektów, a zaniżanie stawek agencyjnych w twardych negocjacjach zakupowych może spowodować, że agencja ostatecznie będzie musiała gdzieś szukać oszczędności (wpłynie to zazwyczaj niekorzystnie na obsługę wygranego klienta), aby zachować i utrzymać swoją rentowność na tym kontrakcie w dłuższej perspektywie.
Jak widać marketing i zamówienia nie zawsze zatem muszą być najlepszymi przyjaciółmi, powinni jednak znaleźć konstruktywne sposoby współpracy. Wspólne definiowanie z góry oczekiwań, celów, kryteriów oceny i oraz zakresów do negocjacji pomoże organizacji przejść przez przetarg w sposób optymalny, a nawet uniknąć podejmowania nowych negocjacji, a w skrajnych przypadkach nawet przeprowadzania kolejnego przetargu.