Hello are you there!?

Naszła mnie pewna refleksja, a raczej frustracja. Wyobraźmy sobie, że realizuję przetarg dla klienta. Klient jest poważny, z poważnej branży i z poważnym budżetem. Bardzo starannie selekcjonujemy longliste agencji, do których wysyłam RFI. Część z nich na swoich stronach www, pierwszym miejscu do którego klient trafia szukając informacji o agencji i kontaktu z agencją, w sekcji kontakt ma podane namiary: info@, kontakt@, recepcja@…. Skoro tak to wysyłam maila na info@, kontakt@ czy recepcja@ z kluczową informacją tlumaczącą powód mojego maila, z RFI i prośbą o potwierdzenie otrzymania maila. Jednak nie dostaję żadnej odpowiedzi….Czy mój mail trafił do spamu? Czy agencja nie jest zainteresowana projektem? Czy co? Nie wiem co koleżanki i koledzy z zakupów robią w takiej sytyacji. Może uznają, że skoro na tym etapie agencja milczy to jej strata. W końcu do etapu RFI zapraszamy między 9 a 12 agencji więc jest to naturalna selekcja. Ja jednak dzwonię. Może faktycznie mail wpadł do spamu, może się zgubił, może info@, kontakt@, recepcja@ nie wie co znaczy RFI…Wchodzę więc na stronę, jeśli akurat dziwnym trafem nie mam w komórce telefonu szefa agencji, czy szefa nb, i szukam numeru do biura. I teraz moment kulminacyjny, w którym pojawią się frustracja. Pod numerami telefonów podanymi na stronie agencji włącza się  FAX!!! WTF!?
Rada dla agencji: podawajcie na swoich stronach www kontakt do osoby, która zajmuje się lub umie się zajmować projektami new businessowymi, która wie co to przetarg, weryfikacja rynku i RFI, i która wie co znaczy R.S.V.P szczególnie napisane po polsku “proszę o potwierdzenie otrzymania niniejszej wiadomości”.
Pamiętajcie proszę, że pierwsze wrażenie robi się tylko raz!