W nowym odcinku programu SHORTLIST – RELACJE rozmawiamy z panem Łukaszek Packiem, Starszym Kupcem w BGŻ BNP Paribas o inicjowaniu relacji biznesowej oczami zakupów/procurementu.
Rozmowa na temat o przetargu widzianego oczami zakupu. Podmiotów, które nazywają się agencjami komunikacji marketingowej jest już w Polsce ponad tysiąc. Jak więc poradzić sobie w tym gąszczu agencji? O tym porozmawiamy z naszym gościem panem Łukaszem Packiem – starszym kupcem w banku BGŻ BNP Paribas.
Rafał Karski: Jak często pańska firma organizuje przetarg lub przegląd rynku na usługi agencji komunikacji medialnej?
Łukasz Pacek: Zacznę od tego, że dział komunikacji marketingowej i ogólnie branża, jeżeli chodzi o agencje marketingowe jest dosyć specyficzna. To jest trudny rynek. bo poruszanie się w usługach kreatywnych jest ciężkie.Czas, w którym realizujemy postępowania przetargowe to średnio okres 2 lat. Agencja marketingowa ma to do siebie, że ta współpraca którą wykonuje bank w ramach działań reklamowych musi mieć charakter długofalowy. Dlatego nie możemy sobie pozwolić na przetargi organizowane co pół roku. To nie miałoby sensu. Długofalowa współpraca doprowadza nas do osiągnięcia korzyści. Dlatego też ten okres powinien być odpowiednio dłuższy.
Marta Macke: Czy pan jako dział zakupu czuje się ostatnim ogniwem służącym do negocjowania kosztów? Czy zakupy w państwa organizacji są zorganizowane w ten proces i jak według pana najlepiej powinno to wyglądać?
ŁP: Jeżeli chodzi o sektor finansów to mogę powiedzieć, że dojrzałość zakupowa jest na bardzo wysokim poziomie. Dlatego od samego początku przetargów departament zakupów uczestniczy w rozmowach z agencją. Zawsze subiektywnie patrzę się na podejście długofalowe. To bank ma osiągnąć przychód i rozwijać się w swojej działalności. Cięcie kosztów, w departamencie zakupów było czymś modnym kilka lat temu. Ciężko jest oszacować wartość intelektualną, szedłbym bardziej w stronę partnerstwa strategicznego przy budowaniu relacji nie tylko z departamentem marketingu, ale także z agencją reklamową.
R.K: Jak wygląda rozplanowanie zadań : kiedy organizacja przeglądu rynku, a kiedy sam przetarg?
Ł.P: Jest kilka czynników, które się do tego sprowadzają. Kluczowym jest to czy bank w danym momencie chciałby opracować nową strategię komunikacyjną. Wtedy to ma sens jeżeli bank chciałby doprowadzić do współpracy z nowym segmentem klientów – w takim momencie dobrze jest zorganizować postępowanie przetargowe. Natomiast samą analizę rynku można wykonywać co roku. Kontrakty negocjowane z agencjami są oparte na zasadzie opracowania strategii na dany rok. Określamy zasoby, liczbę kampanii – po roku czasu dobrze jest walidować te warunki.
R.K: Jak wygląda współpraca z marketingiem? Według naszego doświadczenie podstawą dobrej współpracy jest brief. Czy współpraca sprowadza się tylko do tego, czy są to szersze działania?
Ł.P: Brief to tylko początek działania, gdzie określamy sobie cel, który chcemy osiągnąć. Jest też elementem sprawdzającym całe postępowanie przetargowe. Jeżeli jest dobrze rozpisany brief, są kluczowe odpowiedzi udzielone, to jest pełen sukces. Natomiast jeżeli chodzi o kwestie samej współpracy to ona się odbywa na bieżąco. My sobie określamy najważniejsze czynniki sukcesu przy danym postępowaniu przetargowym. Oczywiście cena jest bardzo ważna natomiast jest szereg elementów, które są dopełnieniem całego postępowania przetargowego. Kluczowe jest również to, że agencja w swoim zakresie obowiązków ma również wpisane: strategia i analiza rynku, które pozwala na strategiczne pozycjonowanie marki. Kryteria miękkie są w moim przekonaniu bardzo ważne.
M.M: Bardzo dziękuję za rozmowę, myślę, że udało nam się obalić stereotyp działu zakupu jako kata obcinającego koszty.
R.K: Przejdźmy teraz do odpowiedzi na przesłane do nas pytanie. Zadała je Agnieszka z Działu Zakupów:
Na jakim etapie najlepiej jest zaangażować dział zakupów w proces przetargowy?
M.M: Na to pytanie w zasadzie już odpowiedzieliśmy, ale warto ponownie podkreślić – na samym początku! Od momentu analizy potrzeb i poszukiwań partnera. Wówczas oba działy – marketing i zakupy, powinny bezproblemowo współpracować.