PIERWSZĄ FAZĄ BUDOWANIA RELACJI JEST PRZETARG. JEST TO KOŁO NAPĘDOWE BRANŻY KOMUNIKACJI REKLAMOWEJ. O TYM JAK WYGLĄDAJĄ JEGO STANDARDY POROZMAWIAMY Z PANIĄ ZUZANNĄ WAROWNĄ – TORUŃSKĄ DYREKTOREM ZARZĄDZAJĄCYM OGILVY & MATER.
W skali roku prowadzonych jest w Polsce ponad 600 przetargów. Koszt wzięcia udziału w przetargu to ok 40 tysięcy złotych. Jednak około 20 % z nich nie kończy się sukcesem. Dziś w programie porozmawiamy m.in. o tym dlaczego tak się dzieje.
Marta Macke: Firmy, z którymi współpracujemy deklarują, że biorą udział w około 80 przetargach rocznie. Rzeczywiście ta ilość jest tak duża?
Zuzanna Warowna – Toruńska: Specjalnie na potrzeby tego programu, policzyłam, że jako firma dostaliśmy zaproszenie do około 75 przetargów. Nie znaczy to oczywiście, że we wszystkich wystartowaliśmy bo jednak tak się jednak nie da.
Rafał Karski: Co jest dla Ciebie najtrudniejsze w uczestniczeniu w przetargu?
Z.W-T: Jest kilka takich rzeczy. Wciąż koszmarem bywa presja czasu. Przykładowo przed świętami zawsze są to wyzwania na ostatnią chwilę, w których trudno wziąć udział zwłaszcza jeśli przetarg jest duży. Podobnie problemem są briefy, które do nas wpływają. Jest to dla nas ważne aby zobaczyć czy wraz z klientem nadajemy na tych samych falach. Trudnością jest też występowanie w kilku przetargach naraz. Należy pamiętać, że jest to wyjątkowa sytuacja dla agencji, bo jednocześnie pracuje także dla swoich aktualnych klientów i nie można ich zaniedbać z powodu przetargu.
M.M: Występuje pewna rozbieżność celów między klientem, a agencją. Klient, postępując w zgodzie z normami, zaprasza do postępowania przetargowego jedynie trzy, może cztery agencje, a dwie z nich po przeczytaniu briefu mogą uznać, że to zadanie nie dla nich. Wtedy klient traci sporo czasu na szukanie następnych. Jak to wygląda z tymi standardami?
Z.W-T.: Taka sytuacja zdarza się rzadko. Jednak ja zawsze uprzedzam klienta, że taki brief jest dla mnie ważną informacją. W tym procesie jest pole do tego by agencja podjęła decyzję po zapoznaniu się z briefem. Wydaje mi się, że musi być miejsce na rozmowie o tym.
R.K: Przeciętny koszt wzięcia udziału w przetargu to około 40 tysięcy złotych. Z czego to wynika?
Z.W-T: To wynika głównie z naszego czasu. Rejestrujemy poświęcony czas wykorzystany do pracy nad przetargiem. Im bardziej złożone zadanie tym większy zespół zostaje zaangażowany. Muszą być to właściwi ludzie. 40 tysięcy to średni koszt, ale niektóre przetargi wieloetapowe kosztują bez marży nawet 200 tysięcy złotych.
R.K: Klientom często zalecamy to aby pokrywał części kosztów nawet agencjom, które przetargu nie wygrały. Uważamy, że to fair. Jak Ty się na to zapatrujesz?
Z.W-T: Według mnie taka zasada powinna istnieć, chociaż uważam, że klient nie powinien pokrywać dokładnie całych kosztów jakie agencje ponoszą. Jednak takie symboliczne uhonorowanie zaangażowania jest wyrazem szacunku. Jednak ze swojego doświadczenia widzę, że rzadko się to zdarza.
M.M: Myślę, że w tym nagrodzeniu chodzi właśnie o szacunek do swojego partnera biznesowego. Bardzo dziękuję za rozmowę.
R.K: Jak zwykle odpowiemy teraz na Państwa pytanie. Magdalena z domu mediowego pyta:
Jak zdecydować się, czy brać udział lub nie w przetargu na agencję komunikacji marketingowej?
M.M: Musimy dać sobie czas na podjęcie decyzji. W szkoleniach jakie prowadzimy wciąż wspominamy o tym aby wcześniej dowiedzieć się jakimi narzędziami posługuje się agencja, jak sprawdzić czy klient pasuje do jej strategii, które pytania są ważne. Trzeba wszystko dokładnie sprawdzić przed przystąpieniem do przetargu.